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引き継ぎは資料+説明

引き継ぎは資料+説明

業務内容にもよりますが、退職の際は後任者へきれいに引き継ぐ事も大切です。引き継ぎが上手くできなければ完全に退職するまで時間がかかってしまいます。転職を伴う退職ならなおの事、引き継ぎをしっかりとこなさないと転職成功とは言えません。引き継ぎのコツを紹介しますので、参考にしてください。

業務内容の資料作成をする

退職日が決まったらまず必要になるのが、自分が担当していた業務の資料をまとめる事です。わかりやすく、漏れがないように作成する事で後任担当者は困る事がありません。業務資料をまとめる作業は、自分の仕事を客観視できる自己分析の時間にもなりますから一石二鳥と考え、きちんとまとめておきましょう。実際の引き継ぎの際は補足説目が必要となりますが、資料に漏れがあったり間違えがあるとそのまま引き継いでしまう可能性がありますから、引き継ぎ資料は後任担当者に渡す前にしっかりと確認する事が大切です。確認には同僚や上司に目を通してもらうと漏れなくチェックできます。

困った時マニュアルを作成しておく

これは後任の担当者が仕事で困った時に役立ててもらう資料です。例えば、「こんな問題が起きたら部署内の○○さんから指示を仰いで」とか、「この部分は業務資料の○○ページを参考にして下さい」等と、後任者が困る事が無いよう、ある程度マニュアル化してあげると親切です。後任者はわからない事が出ても退職した人に毎回電話して確認を取る事はできませんので、スムーズに引き継げるように工夫をしてあげましょう。

引き継ぎを行う際の注意点

以上、上記の流れで引き継ぎをしていくのですが、引き継ぎの際は他にも気をつける点があります。まず補足説明する際に大切なのは、相手が引き継ぎ内容を理解しているかどうか確認する事です。後任者にとって不明な点があればどんどん聞いてもらえるようにしたり、いくつか引き継ぎ内容を逆質問して理解をしているか探ります。相手がわからない事をわからないと言える雰囲気作りも大切です。「こんなことも理解できないの」という態度では、後任者は引き継ぎ内容を理解しないままとなってしまします。後任者への引き継ぎがいまいち不安な時は同僚にその旨を伝え、何かあったらフォローしてもらえるようにお願いしておくと良いでしょう。冒頭でも伝えたように、引き継ぎ資料の作成は自分のためになる事でもありますので、面倒と思わずしっかりと作成してスムーズに退職できるように心がけましょう。

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